Відмовилися від офісу: чому навчити співробітників, щоб "дистанційка" була ефективнішою?

Рівно рік тому більшість із нас уперше дізналася, що таке дистанційна робота. Звичайно, тоді ми всі сподівалися, що пандемія і пов’язані з нею обмеження скоро закінчаться, але до новорічних свят навіть найзапекліші оптимісти неохоче визнали, що повного повернення до колишнього життя вже не буде ніколи.

За цей рік ми дуже багато дізналися — про себе самих, про своїх близьких, про колег та партнерів. Багато керівників переконалися, що люди здатні ефективно працювати за умов відсутності постійного контролю. А багато співробітників — що коли ти сам собі контролер, то часто працювати доводиться набагато більше, ніж в умовах офісу.

Особисто мені цей рік відкрив цікаву зміну у поведінці організацій. Якщо згадати попередні глобальні кризи (2008-2009 або 1998-1999), які були викликані переважно розбіжностями у фінансових системах, то тоді організації реагували на виклики в основному консервативно: різко мінімізували витрати, заморожували або повністю зупиняли інвестиції і т.д. Як правило, в першу чергу «під ніж» йшли бюджети на навчання та розвиток персоналу, а за ними маркетингові бюджети.

Нинішня криза має зовсім іншу природу — кардинально змінюються умови роботи, формат взаємодії учасників ринку. «Різати» за таких умов бюджети — шлях у нікуди. Навпаки, багато організацій дуже швидко зрозуміли, що необхідно перерозподілити і навіть наростити інвестиції, спрямувавши їх на якнайшвидше отримання/удосконалення технологій та на негайний розвиток у співробітників та керівників нових компетенцій, що дозволяють ефективно працювати в режимі онлайн.

Які ж компетенції необхідно розвивати у співробітників, щоб вони залишалися ефективними в умовах дистанційної роботи?

ОСОБИСТА ЕФЕКТИВНІСТЬ

Безумовно, перше, що спадає на думку — це особиста ефективність, або те, що ми звикли позначати поняттям «керування часом і завданнями». Насправді керувати часом можуть лише чарівники у казках. Керувати завданнями ми теж не завжди можемо, оскільки значна частина їх приходить до нас ззовні (від інших людей), і рівень нашого впливу на ці завдання може бути дуже обмеженим. А ось чим можуть і повинні керувати співробітники  — це своєю ефективністю, розподілом своїх ресурсів.

Насамперед співробітників необхідно познайомити з принципами продуктивності. Їх всього чотири (завершеність, фокус, системність і гнучкість), але в умовах дистанційної роботи їх значущість зростає багаторазово: збільшується кількість сторонніх подразників і спокуса захопитися багатозадачністю, що завжди призводить до зниження продуктивності. Знання принципів продуктивності допоможе співробітникам протистояти цим подразникам та спокусам.

По-друге, потрібно навчити людей правильно організувати своє робоче місце (стаціонарне чи мобільне) в умовах дистанційної роботи. Важливість цієї навички очевидна не всім, проте вона дозволяє значно знизити втрату часу (на пошук чогось необхідного) та пов’язаного з цим стресу.

По-третє, в умовах вимушеної самостійності співробітникам гостро необхідні навички самодисципліни і планування, які дозволять їм ефективно справлятися з потоком завдань: правильно пріоритизувати й раціонально витрачати свої ресурси.

В умовах дистанційної роботи питання персональної ефективності суттєво загострюється, тому дана тема в навчанні є надзвичайно актуальною. Разом з тим, хоч як дивно це звучало, не ця тема стає найгострішою. Насправді, в умовах дистанційної роботи насамперед страждає

КОМУНІКАЦІЯ

Про це говорять наші клієнти. Це показує і наш досвід. Проблеми комунікації багатошарові та потребують різнобічного підходу.

Основи ефективної комунікації

Левова частка спілкування з клієнтами/партнерами/колегами відбувається в письмовому та телефонному режимі — природно «випадає» візуальний канал, адже він, як відомо, забезпечує до 55% ефективності комунікації. Здавалося б, ми всі десятки разів чули про це на тренінгах, але, на жаль, навіть при використанні технічних інструментів з функцією відеозв’язку більшість людей просто не включають відеокамери своїх комп’ютерів і телефонів. Нещодавно я з подивом дізнався, що одна дуже серйозна і дуже шанована державна організація закріпила в офіційній політиці комунікацію без відеозв’язку — щоб не витрачати надто багато інтернет-трафіку… Тому необхідно знову і знову виробляти у людей (причому на всіх організаційних рівнях):

— розуміння важливості каналів комунікації

— навички активного слухання,

— навички постановки питань.

В іншому випадку виникає безліч вільних трактувань інформації, що передається, що неминуче призводить до непорозуміння, конфліктів і загальної втрати ефективності.

Асертивність

Ще один важливий аспект комунікації — її емоційне забарвлення. Незвичні умови роботи, дистанція від колег та керівників, невпорядкована взаємодія, наявність безлічі сторонніх подразників (низька якість інтернет підключення, сусідство з членами сім’ї тощо) — усі ці фактори порушують емоційну стабільність співробітників та стимулюють прояви неефективної поведінки (агресивної чи пасивної). У таких умовах співробітників важливо познайомити з поняттям асертивної комунікації та навчити їх користуватися основними інструментами асертивності — такими, наприклад, як «я-повідомлення».

Врахування психологічних особливостей

В умовах фізичної віддаленості співробітників від своїх колег, керівника, клієнтів та партнерів, змінюється сприйняття подій, загострюються сумніви і побоювання, люди часто стають підозрілими, вразливими або впадають в апатію. Подолати такі стани допоможе підвищення поінформованості про психологічні принципи власної поведінки та поведінки оточення. Наш досвід підказує, що навчання основ типології особистості та побудованим на їх основі моделям взаємодії з людьми істотно підвищує як індивідуальну ефективність співробітників, так і командну ефективність, і не випадково ми спостерігаємо зараз у своїй клієнтській базі зростання попиту на подібні програми.

ЛІДЕРСТВО

Всі перелічені вище теми будуть корисні для широкого кола співробітників, на будь-якому організаційному рівні. Однак починати треба не з них, а з тієї «голови», яка, як відомо, визначає аромат усієї риби.

Ефективність співробітників, що працюють дистанційно, насамперед залежить від того, наскільки швидко та ефективно керівник може адаптувати стандартні процеси управління та взаємодії до нових умов. Адже це керівник визначає канали комунікації та співробітництва, задає тон, створює необхідну атмосферу і найчастіше стає основним, якщо не єдиним джерелом інформації для співробітників, тобто формує умови, необхідні для їх ефективної роботи. Крім того, навчання співробітників не дасть ефекту, якщо після такого навчання вони не матимуть належної підтримки від керівника, і саме тому з керівників треба розпочинати.

Крім зазначеної вище проблематики є дві теми, які є критично важливими для керівника в умовах дистанційної роботи: мотивація та лідерські рутини.

Мотивація

У важливості мотивації нікого не треба переконувати. Однак далеко не всі керівники можуть похвалитися глибоким розумінням природи мотивації людей взагалі та своїх співробітників зокрема. Скажу більше — мало хто має чітке уявлення про свою власну мотивацію. Це відбувається тому, що мотивація — предмет складний, і жодна з існуючих теорій не дає вичерпних відповідей на весь спектр питань, що виникають. А з перемиканням на дистанційну роботу все лише ускладнюється — змінюється пріоритетність мотивуючих факторів: те, що було важливим учора, сьогодні видається незначним, і навпаки.

Тому надзвичайно важливо посвятити керівників у різні аспекти цієї складної теми та познайомити їх із сучасними поглядами на предмет – такими, як, наприклад, нейромотивація чи Мотивація 3.0.

Лідерські рутини

Ця тема досить тісно пов’язана і з мотивацією, і комунікацією. Нагадаю, що під лідерськими рутинами ми розуміємо комплекс активностей, що регулярно повторюються (зустрічі, збори, наради), які проводить керівник зі своїми підлеглими індивідуально або в командному режимі. Такі активності, що проводяться регулярно (щодня/щотижня/щомісяця тощо), являють собою, по-перше, основний інструмент комунікації в команді. А по-друге (і це не жарт), є потужним інструментом мотивації.

Справа в тому, що з точки зору нейромотивації (а це на сьогоднішній день найсучасніший погляд на мотивацію, до того ж підкріплений науковими дослідженнями), одним з найважливіших факторів, що допомагають нашому мозку залишатися в мотивованому стані, є певність: чим більшою є визначеність у житті співробітників, тим легше залишатися мотивованими, і навпаки. Коли ми всі вирушили з офісів працювати додому, рівень невизначеності в нашому житті різко підвищився. Регулярні зустрічі / збори / наради (нехай навіть і в режимі онлайн) допомагають відновити баланс визначеності — я знаю, коли буде наступна нарада, які питання там будуть обговорюватися, яких результатів очікувати і так далі, — і, відповідно, залишатися мотивованим.

Ще один важливий чинник з погляду нейромотивації – це пов’язаність (відчуття спільності з іншими людьми). З відходом з офісу ми втратили важливу частину свого життя та професійної діяльності — усі ці розмови біля кавоварки, походи з колегами на обід чи пиво після роботи тощо. Людина — істота соціальна, соціальний вакуум, що утворився, необхідно чимось заповнювати, і в цьому теж можуть допомогти лідерські рутини.

Беручи до уваги лише ці два чинники (насправді їх більше), неважко зрозуміти, наскільки важливими є лідерські рутини для збереження ефективності співробітників, особливо в умовах дистанційної роботи. Здійснювати ці рутини ефективно нелегко і у звичайному житті, а у форматі онлайн – тим паче. На наш досвід як власної взаємодії в команді, так і співпраці з клієнтами, саме ця компетенція керівника часто визначає успішність або неуспішність команди, що працює дистанційно.

ПІДСУМКИ

Таким чином, минулий рік роботи в дистанційному режимі показав, що найбільш актуальними та затребуваними темами навчання, покликаного забезпечити збереження та подальше зростання ефективності роботи працівників, є:

• для керівників різних ланок — мотивація співробітників та лідерські рутини;
• для широкого кола співробітників – персональна ефективність, основи комунікації, асертивність та взаємодія з урахуванням психотипів.

Багато організацій вже приділили і продовжують приділяти цим темам серйозну увагу. Але й зараз розпочати ще не пізно. Головне — пам’ятайте: світ, яким ми його знали, рік тому добіг кінця… і Бог із ним!

Написано спеціально для delo.ua