Як модерувати процес прийняття рішень для віддалених команд: 4 кроки

Авторка — Оксана Юрик, старша бізнес-тренерка, консультантка та коучиня DEVELOR UKRAINE.

Неможливо навчитися приймати тільки правильні рішення, однак можна навчитися приймати рішення правильно

Розмаїтий вибух думок чи то творчі ступори: приймати рішення групою завжди складно. Традиційно більшість керівників приймали рішення під час особистих зустрічей. Нині світ масово перейшов на віддалену роботу, і типові виклики цього процесу посилились ще й особливістю дистанційної комунікації. Насправді вигадувати велосипед не потрібно. Варто лише дотримуватися стандартного алгоритму прийняття рішень, зважаючи на особливості нових типів зв’язку. Це допоможе витрачати менше зусиль та часу і завжди робити кращий вибір з окреслених альтернатив.

Команда DEVELOR пропонує розглянути докладніше чотири етапи прийняття рішень:

1. Визначте проблему

“Ви не можете вирішити проблему, доки не визнаєте, що вона у вас є”

Xарві  Маккей

Необхідність у прийнятті рішень виникає тоді, коли ви розумієте, що чинна ситуація вас не влаштовує. Проблему можна розглядати як розбіжність між бажаним і дійсним, або як потенційну можливість розвитку.

Процес визначення проблеми складається з виявлення та дослідження. На фазі виявлення визначаються “симптоми”, а на фазі діагностики – причини її виникнення. Наше завдання – сфокусуватися на справжніх причинах проблеми, а не на її проявах.

Усвідомивши проблемну ситуацію, не варто одразу скликати онлайн-конференцію та розпочинати бурхливі обговорення:

• визначте причини проблеми або фактори, на котрі є можливість впливати;
• виберіть основну причину, яку треба усунути;
• знайдіть точку фокусу та визначте мету, якої ви маєте досягти після прийняття рішення;
• трансформуйте фокус у smart-запитання;

Smart-запитання формулюється за аналогією до smart-цілі, має бути конкретним, вимірним, досяжним, актуальним та визначеним у часі.

• розішліть запитання учасникам електронною поштою для підготовки до наради.

Наприклад, працівники компанії, які перейшли на віддалену форму роботи, працюють неефективно і нерезультативно. Це є вашою проблемною ситуацією. Причиною цього можуть бути відсутність необхідних навичок роботи з дому, брак чітких очікувань щодо результатів з боку керівника, неотримання необхідної інформації через порушення комунікації в команді, співробітники проводять забагато часу на нарадах тощо. Для обговорення вам потрібно обрати один фокус із виявлених причин і сформулювати smart-запитання, що може звучати так:  “Як до 01.09.2020 скоротити кількість і тривалість нарад, щоб співробітники проводили там не більше 30% робочого часу?”

Тільки smart-запитання може бути винесено на обговорення. Пам’ятайте, що 60% успіху спільного ухвалення рішення – це правильно сформульована проблема.

На цьому етапі також важливо визначити перелік вимог, параметрів, які повинне задовільняти сформульоване згодом рішення. Наприклад, рішення має вимагати мінімальних фінансових інвестицій, не змінювати чинні процедури і політики компанії.

2. Сформулюйте варіанти рішення

Звузивши та конкретизувавши проблему, час перейти до пошуку варіантів її подолання. Важливо окреслити якомога більше шляхів вирішення, не оцінюючи їх. Ваше завдання – не заважати творчому потенціалу і зрозуміти позицію кожного. Якщо розпочинаєте аналізувати варіанти на цьому етапі, ви ризикуєте втратити дійсно проривне рішення.

Запропонуйте членам групи надіслати свої пропозиції на електронну пошту або у месенджері. Якщо проблема значна і потребує живого обговорення, організуйте онлайн-конференцію та залучайте всіх учасників групи до спілкування.

На цьому етапі процес повинен бути вільним, відкритим. Спонукайте команду генерувати нестандартні та креативні альтернативи, навіть далекі від реальності. Радимо застосовувати наступні методи:

• списки
• мозкова атака
• зворотна мозкова атака

Отримані ідеї організовуємо списком або об’єднуємо в категорії, створивши “Дерево мети” – ментальну карту на онлайн-дошці.

3. Оцініть варіанти та зробіть вибір

“Здоровий глузд вбачає тільки шлях і слідує йому; розум бачить десять доріг і не знає, яку вибрати”

П’єр Буаст

Отримавши мінімум 10 варіантів вирішення проблеми, переходимо до їх оцінювання. Завчасно визначте спосіб голосування (хто голосуватиме? скільки голосів ви маєте? кількість раундів? кількість “фіналістів”?)

Якщо вибір альтернативи потребує обговорення, організуйте голосування на онлайн-зустрічі. Якщо всі учасники групи вже висловили свої думки, просто створіть опитування в месенджері.

4. Прийміть рішення та реалізуйте його

“Коли рішення прийнято і намічено його виконання, припиніть турбуватися про відповідальність і дбайте про результати”.

Вільям Джеймс

Процес не закінчується після вибору варіантів. Для досягнення поставленої мети рішення повинно бути реалізовано. Реальна цінність рішення стає очевидною тільки після його здійснення. Щоб реалізувати рішення, необхідно скласти план дій, у якому будуть зазначені кроки, відповідальні та дедлайни.

На завершення ми в команді зазвичай пропонуємо одному або кільком учасникам по черзі підсумувати результати. Завдяки цьому простому прийому модератор отримує надзвичайно якісний зворотний зв’язок. Резюмування допомагає переконатися в залученості членів групи та виявити моменти, які учасники наради особливо виділили.

Результати на кінець наради:

• чіткий занотований план дій із визначенням термінів виконання, відповідальних та залучених осіб;
• кожен з учасників має розуміння: хто, що і у які терміни зробить задля досягнення мети компанії.

Поради щодо дистанційного ухвалення групового рішення:

• розсилайте учасникам наради smart-запитання, а не саму проблему;
• забезпечте короткий контекст: стисле формулювання гарантує, що ваші слова будуть прочитані;
• обов’язково визначайте час, який надається членам групи для висловлення думок, надання пропозицій;
• використовуйте живе обговорення для творчого етапу – пошуку варіантів рішення;
• визначте чіткий регламент комунікації та спосіб голосування;
• проконтролюйте поширення готового рішення та переконайтеся, що кожний член групи з ним ознайомився.

Написано спеціально для Robota.ua