Что такое проектный менеджмент? Интервью со Старшим тренером Оксаной Юрик

Оксана_Юрик“Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег”, – утверждает известный закон технологии Лермана. Тут же следствие Лермана уточняет:  “Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег”. Именно для того, чтобы преодолеть сформулированную в следствии Лермана проблему и была разработана методика по управлению деятельностью на основе проекта. Проект, как любой вид  деятельности нуждается в управлении, для этого и создан проектный менеджмент.  Компания Develor совместно с ЕВА (European Business Association) в 2013 запускает уникальную «ET Школу проектного менеджмента».

Детальнее рассказать о проектном менеджменте и Школе мы попросили нашего Старшего тренера Оксану Юрик.

– Здравствуйте, Оксана.

– Добрый день.

– Расскажите, пожалуйста, что же это такое – проектный менеджмент?

– Формула проста: Проектный менеджмент – это совокупность опыта и компетенций, необходимых для управления отдельными проектами с использованием ограниченных ресурсов.

– С какими проблемами чаще всего сталкиваются менеджеры проектов?

– Их масса, и вместе с тем, проблемы можно условно разделить на две категории: внешние и внутренние проблемы. Внешние проблемы – форс-мажоры, когда меняются внешние обстоятельства. Например, существует документ, который должна выдать государственная инстанция. Это внешний игрок, который находится за пределами организации, и тем не менее эту гос-инстанцию необходимо учесть в списке стейкхолдеров. Стейкхолдеры – это не только люди, которые вовлечены в реализацию проекта, это не только люди из других подразделений внутри организации, но и заказчик, другие инстанции, которые могут каким-то образом влиять на реализацию проекта и его результат, а также те на кого влияет проект. Та самая гос-инстанция в примере, который я привела, может выдать, не выдать или выдать с задержкой нужный документ. Это та проблема, которую можно предугадать и учесть, чтобы минимизировать риски, или чтобы любые проблемы со стороны внешних стейкхолдеров не были такими фатальными.

Другой тип проблем – не своевременное исполнение. Есть ограничения по времени, но оказывается, что этого времени не достаточно. Эта проблема возникает от не достаточно детально прописанной структурной декомпозиции работ. Прописывая структурную декомпозицию, мы выделяем отдельные пакеты работ, которые можно объять человеческим умом, структурной единицей, и мы должны четко понимать, сколько времени занимает выполнение каждого отдельного пакета. В школе проектного менеджмента мы изучаем, что означает достаточная глубина структурной декомпозиции работ.

Так же бывают проблемы по качеству работ. Существует треугольник главных составляющих проекта, который состоит из четырех элементов: ресурсы, качество, время и масштабы работ. Изменения в любом из этих элементов повлечет за собой изменение во всех остальных. Это значит, что если мы уменьшаем время на выполнение проекта, мы должны либо жертвовать качеством, либо повышать финансовые затраты. Это те четыре единства, которые проектный менеджер должен постоянно держать в голове.

Большая проблема если заказчик не может четко сформулировать то, что он хочет, не может определить критерии успешности, потому что если у всех игроков: проектная команда, заказчик, куратор проекта или другие задействование стейкхолдеры, нет четкого понимания, лучше в письменном виде, о том, какой результат мы должны получить на выходе, невозможно определить – это успех или провал. Все стороны должны в письменном виде согласиться, каким критериям должен соответствовать результат.

– Какие инструменты и методы помогут менеджеру облегчить процесс внедрения проектов?

– Это очень детально рассматривается в Школе проектного менеджмента. Инструменты мы уже назвали, это – джентельменский набор, который должен знать и умело использовать проектный менеджер, а именно: структурная декомпозиция работ, диаграмма Ганта, PERT диаграмма, планирование времени, качества и ресурсов. Для проектного менеджера важно помнить, что проект состоит из четырех фаз: формулирование проекта, планирование, внедрение и завершение. Первые две фазы очень важны. Потратив достаточно усилий и времени на этапе планирования проекта, проектный менеджер может облегчить судьбу себе и процесс реализации проекта.

– При каких условиях управление проектами будет наиболее эффективным?

– Наиболее эффективным будет управление проектами при следующих условиях.  Если проектный менеджер достаточно опытный человек.  Опыт играет очень важную роль. Опыт – это умение пользоваться стандартными инструментами, которые были перечислены выше.

Проектный менеджер должен умело использовать сильные стороны всех членов команды, вовлеченных в реализацию проекта. Должен разработать четкий коммуникационный план, который детально прописывает, кому, когда и в каком виде должна предоставляться информация – по телефону, по имейлу или на совещании. Также коммуникационный план прописывает, какая реакция нужна от различных сторон. Например, нужно ли получать соглашение от какой-либо инстанции или внутри организации. Менеджер проекта должен быть хорошим менеджером как таковым, то есть человеком, который умеет работать с командой.

В управлении проектом и для его реализации необходимо иметь сильного сторонника где-то в верхах организации, потому что если нет куратора (спонсора) среди топ-менеджмента, проект будет натыкаться на различные подводные камни. Команда, которая готовит проект состоит из специалистов из разных подразделений, у них есть непосредственные начальники, которым нужны эти специалисты. Проект же выдергивает их со своих структурных подразделений. Это значит, что проектный менеджер находится в постоянной борьбе с руководителями функциональных подразделений.  Хороший проектный менеджер – это специалист, который ходит по лезвию бритвы, делая это  достаточно эффективно.

– Если уже говорить о самом тренинге, в чем заключаются его особенности?

– Мы рассматриваем “джентельменский набор” инструментов, которыми должны владеть проектные менеджеры. У наших участников есть возможность применить эти все инструменты на практике в реальных условиях. Это трехчасовая симуляция, на которой участники реализуют проект, после чего мы делаем выводы. Участники курса могут подчеркнуть для себя что-то полезное и отметить свои зоны развития, потому что компетенция – это не только знания, компетенция складывается с трех составляющих: знание, умение, отношение. Если человек что-то знает, это не означает, что автоматически он это применяет. Например, когда мы знаем, что нужно начертить диаграмму Ганта. Мы знаем, что такое диаграмма Ганта, мы умеем ее строить, но понимаем, что это всего лишь формальность. Это и есть отношение. И если мы будем считать, это формальностью, значит, у нас такой компетенции нет. Только при соединении трех составляющих мы получаем компетенцию. По такому принципу строится наш курс. Мы даем людям не только знание, но и возможность попробовать применять данные инструменты, и в симуляции мы видим, применяют они это или нет.

– Кому Вы порекомендуете эту программу ?

– Эта программа полезна как для тех, кто работает с проектами в каждодневной практике, так и для тех, кто с этим сталкивается время от времени. Программа будет интересна и новичкам, которые хотят понять концепцию проектного менеджмента, и тем, кто уже попробовал свои силы в управлении проектами. Эта программа помогает проанализировать свой имеющийся опыт, сделать из него определенные выводы и увидеть свои ошибки.

– Какие вопросы может помочь решить тренинге курс Проектный менеджмент от DEVELOR?

– Эта программа много внимания уделяет таким этапам, как формулирование и планирование проекта. Организации сталкиваются на практике с тем, что они сразу ввязываются в бой, а потом походу уже решают проблему, которая возникает. На самом деле проблем, рисков можно избежать, их можно предугадать, проанализировать, распланировать, и тогда проект протекает достаточно гладко. Конечно, случаются разные ситуации, бывают форс-мажоры, но уделив достаточно внимания формулированию и планированию проекта, мы на выходе получим результат максимально приближенный к тому, который хотим увидеть.

Программа также предоставляет набор инструментов, с которыми должен быть знаком и уметь пользоваться любой проектный менеджер. Например, что такое структурная декомпозиция работ (work breakdown structure), без которой не возможно спланировать ни время, ни ресурсы, ни финансовые затраты, что такое диаграмма Ганта, как она строится и как ею пользоваться, сетевая диаграмма проекта (pert диаграмма), которая помогает вычислять критический путь и понять на каких этапах проекта промедления допустимы, а на каких мы должны сфокусировать внимание и не допускать никаких промедлений. Также рассматривается такое понятие, как milestones – это точки мониторинга между отдельными этапами проекта. В момент, когда мы достигаем их, нужно точно оценить, что достигнуто до настоящего момента, потому что в этих точках возможна коррекция.  Если уже в конце проекта мы поняли, что что-то не так, исправить  это очень сложно.

Очень важно правильно завершить проект. Часто бывает, что компания выполняет 90% проекта, а потом всеми правдами и не правдами выполняет или не выполняет еще 10%, и ввязывается в новый проект. Очень часто можно слышать такую фразу: «Умные люди учатся на чужих ошибках, обычные – на своих, а глупые – не на чьих не учатся». Чтобы не допустить ошибок, очень важно завершить проект, когда за основу берется документирование всего, что происходило в проекте, анализируются достижения и сравниваются с достижениями, которые ставились в начале проекта.

– А в чем же уникальность ЕТ Школы проектного Менеджмента при ЕВА?

Их несколько. Во-первых, это один из немногих открытых форматов обучения от нашей компании.

Во-вторых, мы предлагаем очень удобный формат: 6 сессий по 2,5-3 часа в вечернее время. Между сессиями участники выполняют домашние задания, а в конце сдают экзамен на получение Сертификата.

И последнее, но не менее важное, мы используем уникальный концепт X-Leraning, чтобы сделать процесс обучения наиболее эффективным и внедряем ее через интернет-платформу EnterTraining. Благодаря этому приложению участники будут отвечать на тесты и голосования, получать домашнее задание, оставлять и получать обратную связь, читать материалы и смотреть видео, а что самое главное – составлять план личных обязательств по внедрению полученных знаний и назначат себе одноранговых наставников среди других участников или коллег. Программа даст возможность отслеживать прогресс и результативность. Ну и кроме всего, это весело и увлекательно!

 

– Какие знания и навыки приобретут участники программы по окончанию курса?

– Знание базовых инструментов проектного менеджмента, умение ими пользоваться, возможность использовать эти инструменты во время симуляции. Также, что очень важно, когда мы читаем книгу, мы «слышим» мнение автора, в нашем же тренинговом курсе обучение многогранно, потому что помимо теории, которую мы получаем от тренера, у нас есть возможность узнать мнение людей также присутствующих на курсе. Разные участники обладают разным опытом и часто этот опыт уникальный. Во время повседневной работы или реализации проекта у нас не всегда есть время для обмена опытом по лучшим практикам, школа же проектного менеджмента будет объединять людей из разных компаний, и очень ценно узнать каким образом реализуются проекты и проводится управление проектами в разных компаниях.

– Спасибо, Оксана, за такой детальный рассказ. А всех желающих ждем в нашей ЕТ “Школе проектного менеджмента”.

Дополнительную информацию Вы можете получить от наших коллег: +38(044) 227.71.72,

info.ukraine@develor.com

[wpdm_file id=5]

ДІЗНАТИСЬ БІЛЬШЕ ПРО НАВЧАЛЬНІ ОНЛАЙН-ПРОГРАМИ ДЛЯ РОЗВИТКУ ПЕРСОНАЛУ #REMOTEREADY

Залиште свою заявку і ми зв'яжемось з вами найближчим часом! 

 

Дякуємо, ми зв'яжемось з вами найближчим часом!